Online Portal des Büchereiverband Österreichs

Herausforderungen

Die größte Herausforderung bei der Implementierung des BVÖ Online-Portals stellte die Modernisierung der bestehenden, alten Strukturen und Workflows und die gleichzeitige Portierung und Umwandlung der existierenden Daten dar. So mussten Wege gefunden werden, die alten Daten aus Drupal 7, Registrations Modul sowie diverse Anbindungen an externe Services nahtlos in den neuen Webauftritt zu übernehmen, ohne Abstriche bei der modernen Struktur in Kauf zu nehmen. Weiters musste die heterogene Benutzerstruktur aller BVÖ Services vereinheitlicht und in einer zentralen Benutzerverwaltung zusammengefasst werden (OpenID Connect/LDAP) um Single-Sign-On über alle Online-Dienste des BVÖ hinweg zu ermöglichen.

• Implementierung Kursverwaltungssystem und Kurskatalog
• Konzeption und Umsetzung von Single-Sign-On ausgehend von unterschiedlichen Anmelde- und Benutzerverwaltungssystemen (LDAP, Drupal 7 Benutzeraccounts, OAuth)
• Migration der User-Accounts inkl. aller erfassten Daten wie Bestellungen, Kursanmeldungen und Kursunterlagen
• Konzeption der Content Struktur und Aufbau der bestehenden Inhalte mit einem Paragraph Layout System
• Anbindung des Kursanmeldesystems an die externe Opigno Platform des BVÖ
• Anbindung an externe Jahresmeldungs- und Bibliotheksdatenbank für Import von Büchereiadressen und Bibliotheks-Statistiken.
• Konzeption und Konfiguration der Hostingumgebung für BVÖ Hauptservices (Website, E-Learning, SSO, Webmail)
• Programmierung eines individualisierbaren Drupal 9 Templates (Profile & Theme) für Mitglieds-Bibliotheken
• Umsetzung, Verwaltung und Wartung von 600+ Mitgliederseiten in einer Drupal Multisite Installation

Projektziele und Ergebnisse

• Flexible Inhaltserstellung für Redakteure und Redakteurinnen durch Nutzung von Paragraph Layouts
  Die Struktur der Inhalte wurde mit diversen Paragraph Typen aufgebaut. Ziel dieser Umsetzung war möglichst viel Flexibilität für Seitenredakteur:innen zu schaffen, um die Inhalte ansprechend zu präsentieren.
   
• Kursverwaltung & Anmeldesystem mit Anbindung an interne Mitgliederdatenbank
  Für das Projekt wurde ein maßgeschneidertes Kursverwaltungs- und Kursanmeldesystem implementiert. Es erlaubt die Erstellung von verschiedenen Kursmodi bzw. Workflows, die wiederum den Ablauf einer Anmeldung (Mailing, Statusvergabe, Benachrichtigungen für interne/externe Kursleiter, Erstellung von Teilnahmebestätigungen und Teilnehmer:innen-Listen) steuern.
   
• Anbindung der Website an Opigno Lernplattform des BVÖ
  Das Kursanmeldesystem wurde an die Opigno Lernplattform des BVÖ angebunden. Anmeldungen zu E-Learning Angeboten sowie Statusänderungen werden direkt auf Opigno übernommen. Dafür musste eine neue Schnittstelle implementiert werden.
   
• Zentraler Login & Benutzerverwaltung für BVÖ Services
  Mittels SSO wird sichergestellt, dass die Benutzerdaten auf allen Plattformen des BVÖ synchron sind. Für diesen Zweck wird eine getrennte Drupal Instanz als Oauth/OpenID Connect Server betrieben.
   
• Webshop für physische Artikel und kostenpflichtige Downloads
  Teil der BVÖ Website ist ein Online-Shop (Commerce 2), über den Materialien für Bibliotheken bereitgestellt werden. Als zusätzliches Feature zu physikalischen Artikel, die versandt werden, wurde eine Download-Produkttyp in Commerce ergänzt. Preise sowie Verfügbarkeit von Produkten variieren je nach Rolle der Benutzer:innen (Mitglied, Bibliothek, Gast, usw.).
   
• Bibliotheksadressenübersicht mit Anbindung an die interne Bibliotheksdatenbank
  Um manuellen Aufwand für Seitenredakteur:innen zu vermeiden, werden Bibliotheksadressen, Medienbestände, Ausstattung sowie statistische Daten zu einzelnen Mitglieds-Büchereien via REST Schnittstelle aus der BVÖ Bibliotheksdatenbank importiert.
   
• Template für BVÖ Mitgliederseiten (Bibliotheken) und Deployment als Multisite Instanz
  Mitglieder des BVÖ haben die Möglichkeit eine eigene Website auf den BVÖ Servern zu betreiben. Dieses Angebot ist aus der Vergangenheit gewachsen, wobei ursprünglich lediglich ein Webspace bereitgestellt wurde, auf dem Büchereimitarbeiter:innen selbst einfache Websites oder Content Management Systeme betreiben konnten. Über die Jahre entstand ein Wildwuchs an verschiedenen Systemen und Websites, der zu erheblichem Wartungsaufwand führte. Daraus ergab sich die Anforderung eine einheitliche Lösung zu erarbeiten, die von allen Mitgliedsbibliotheken genutzt und individualisiert werden kann. Eine Drupal Multisite Instanz wurde gewählt und ein custom Theme implementiert. Grundvoraussetzung dafür war ein universell nutzbares Layout mit der Möglichkeit Farben, Logo/CI anzupassen. Die Vielzahl an aktiven Nutzer:innen einer Mitgliederseite (aktuell ca. 600) erforderten ein ausgeklügeltes Konzepts für automatische Erstellung, Hosting und Verwaltung dieser Seiten.
   
• Barrierefreiheit WCAG 2.1
   
• Newslettersystem mit Paragraph Layouts

Community-Beiträge

Im Zuge der Umsetzung und Betreuung der BVÖ Website und ihren Teilsystemen 2013/14 bis 2021/22 wurden von unserem Team mehrere Tickets in der Drupal Issue Queue bearbeitet, in erster Linie jedoch die Drupal Dokumentation erweitert und aktualisiert.

Als Co-Maintainer der Documentation guides zu Drupals AJAX API und Form API versucht .lowfidelity qualitativ hochwertige und ansprechende Beiträge zur Dokumentation von Drupal beizusteuern.

Über die genannten Guides hinaus wurden zahlreiche Drupal Documentation pages von .lowfidelity neu erstellt oder erweitert. Die größte Aufmerksamkeit hat wahrscheinlich der WIKI Beitrag "Add Composer to existing sites" erhalten, der im Zuge der Recherche zur Umstellung auf Drupal 8 entstanden ist und zu einem Zeitpunkt veröffentlicht wurde, zu dem zahlreiche Drupal 8 Projekte noch manuell installiert wurden und auf Composer umgestellt werden mussten.

Darüber hinaus veröffentlichen wir hier in unserem Blog regelmäßig Code und Informationen zur Entwicklung mit Drupal sowie zu allgemeinen Themen rund um das Thema Web, Hosting und Multimedia.

Projektbeschreibung

Der Büchereiverband Österreichs ist Interessenvertretung von derzeit etwa 2100 Mitgliedern und bündelt auf seiner Website die Daten und Informationen von rund 2400 Bibliotheken.

Seit nunmehr neun Jahren nutzt der BVÖ nicht nur selbst eine Vielzahl an unterschiedlichen Systemen, die auf Drupal basieren, sondern ist die treibende Kraft hinter der Verbreitung von Drupal und Open Source im österreichischen Büchereiwesen. Seit 2013 wurden auf Bestreben des BVÖ die Webauftritte von über 500 Büchereien auf Drupal 7 (Multisite) umgestellt, weitere sollen im Jahr 2023 nach der Umstellung des Mitglieder-Website-Systems auf Drupal 9 folgen.

Der BVÖ hält regelmäßig Schulungen ab, bietet telefonischen Support und aktive Unterstützung für Bibliothekar/innen zum Thema Website-Gestaltung mit Drupal (https://bvoe.at/suchen/drupal) und schult die Anwender/innen zur Nutzung und auf Basis von Drupal. Er betreibt darüber hinaus die Lern-Plattform "Drupal für Bibliotheken" für Büchereimitarbeiter/innen (http://www.cms-workshop.bvoe.at). Auf dieser Website veröffentlicht der BVÖ Skripten und Screencasts rund um das Thema Drupal. Künftig werden Schulungen zusätzlich als e-learning auf einer Drupal Opigno LMS Instanz (https://e-learning.bvoe.at/) angeboten.

Die gemeinsame Reise von .lowfidelity und dem BVÖ begann bereits im Jahr 2013. Bis dahin basierte das Webportal des BVÖ auf einem proprietären Content Management System eines Drittanbieters, das eingestellt werden und zukünftig keine Sicherheitsupdates mehr erhalten sollte. Das EDV-Team des BVÖ entwickelte nach dieser Erfahrung den Wunsch, auf ein quelloffenes System umzusteigen, um die Abhängigkeit von Zulieferern zu reduzieren. Zu diesem Zeitpunkt realisierte der BVÖ bereits erste Projekt in Dupal 7. Bei einer öffentlichen Ausschreibung konnte .lowfidelity den Büchereiverband überzeugen und setzten sich gegenüber Mitbewerber/innen durch. 2014 wurde die BVÖ Website erstmals auf Basis von Drupal 7 gelauncht.

Obwohl der BVÖ bis heute zufrieden mit den Leistungen des Drupal 7 System ist, machte das angekündigte END OF LIFE von Drupal 7 nach einigen Jahren einen Relaunch zwingend erforderlich. Die Rahmenbedingungen für eine neuerliche Ausschreibung waren für unser Drupal Entwickler-Team alles andere als optimal. Einerseits würde mit dem Umstieg auf Drupal 8/9 ein großer Teil des Know-Hows des BVÖ IT-Teams, das sehr tief in Drupal 7 eingearbeitet ist, verloren gehen, andererseits förderte zu dieser Zeit die Web-Recherche nach "Drupal 8" eine große Zahl an Postings in Online-Foren von verärgerten Drupal 7 Entwickler/innen zutage, die sich sehr kritisch zum Kurs von Drupal in Richtung Enterprise Framework und der Integration von Composer äußerten.

Heute freut es uns sehr, dass wir einerseits den Büchereiverband davon überzeugen konnten, dass auch weiterhin Drupal die richtige Wahl für ein so umfangreiches Webprojekt darstellt und wir andererseits auch diesmal den Zuschlag beim Pitch um die Projektvergabe erhalten konnten. Im Herbst/Winter 2022 launcht der Büchereiverband seine neue Online-Präsenz auf Basis von Drupal 9.

Neben einem reichhaltigen Informationsangebot für Bibliothekar/innen und Interessierte (Drupal 9), einem Online Shop für Bibliotheksmaterialien (Commerce 2) einer Büchereilandkarte (Views/Leaflet) mit Kontaktdaten, Öffnungszeiten und Medienbestand aller teilnehmenden Büchereien, sowie einer Mediathek (mit vom BVÖ produzierten Videos), bietet der BVÖ seinen Mitgliedern eine Reihe von Online-Services wie kostenlose E-Mail-Adressen für seine Mitglieder und eigene Websites (Drupal 9 Multisite Instanzen) sowie darüber hinaus eine Reihe von web-basierten Tools an. Dafür bietet der Verband regelmäßig Drupal Schulungen für Bibliothekar/innen an und stellt auf einer eigenen Website (http://www.cms-workshop.bvoe.at/) Skripten und Screencasts zum Thema Drupal bereit.

Zusätzlich zu redaktionell erfassten Artikeln, die vom Team des BVÖ gestaltet werden, aggregiert das Online-Portal des BVÖ Daten aus verschiedenen externen Quellen, wie der Bücherei-Datenbank, der Jahresmeldung und der Büchereisystematik, um Interessierten eine zentrale Anlaufstelle für Informationen und Werkzeuge rund um das Thema Bücherei zu bieten.

Ein wichtiger Teilbereich der Website ist die Online-Kursverwaltung. Sie ermöglicht Verbandsmitgliedern österreichweit die Ausschreibung und komplette Abwicklung von Fort- und Weiterbildungskursen für Bibliothekar/innen, online wie offline.
Der BVÖ veröffentlicht über das Backend der Website neue Kurse und legt Teilnahmekriterien fest. Diese können im zentralen Online-Kurskatalog der BVÖ Website nachgelesen werden.

Kursleiter/innen wickeln Anmeldungen über das System ab und können Teilnehmende zwischen passenden Kursen umbuchen oder für Folgekurse anmelden. Das System generiert Kurs-Unterlagen und Listen der Kursteilnehmer/innen in verschiedenen Formaten (Word, Excel, PDF). Bibliothekar/innen melden sich auch selbst über die Website zu Kursen an, können mit der Kursleitung online in Kontakt treten und erhalten nach Teilnahme automatisch Teilnahmebestätigungen und Zeugnisse. Diese Formulare werden vom System nach Bestätigung durch die Kursleitung generiert.

Handelt es sich um einen Online-Kurs, kann dieser über die Drupal Opigno LMS Instanz des BVÖ abgehalten werden. Bei der Bestätigung einer Anmeldung durch die Kursleitung auf der BVÖ Website, wird automatisch ein Benutzerkonto in der externen Opigno Instanz für den/die Kursteilnehmer/in erstellt. Für die Automatisierung dieses Prozesses wurde eine Schnittstelle zwischen Website und Opigno implementiert.

An Nutzer/innen von Büchereien richtet sich neben dem News Bereich vor allem das Büchereiverzeichnis und die Verortung und Darstellung der Büchereien auf einer Landkarte. Besucher/innen finden über eine Adress- oder Namenssuche Kontaktdaten, Öffnungszeiten, Routenplaner sowie Informationen zum Medienbestand und zur Ausstattung einer Bücherei. Diese Informationen speisen sich aus den Jahresmeldungen der Büchereien, einer externen Web-Anwendung eines Drittanbieters, die über eine Schnittstelle an die BVÖ Website angebunden ist.

Die neuen Mitglieder-Seiten sind als Drupal 9 Multisite konzipiert. Aktuell nutzen rund 500 Büchereien eine solche Drupal 9 Multisite Instanz, insgesamt gibt es mehr als 600 Bücherei-Websites, die auf eine Drupal Multisite Instanz umgestellt werden. Auch für die Mitglieder-Seiten wurde ein eigenständiges Theme entwickelt. Farben, Logo und Aufbau der einzelnen Sites sind individuell konfigurierbar. Die UI dieser Multisite Instanzen nimmt dabei Rücksicht auf weniger IT-affine Benutzer/innen, der Funktionsumfang für Standard-Redakteur/innen ist daher reduziert.

Eine zuverlässige Suche erleichtert die Navigation durch das reichhaltige Angebot des Büchereiverband Österreichs. Um die allgemeine Suche auf der Website performant zu gestalten, integriert der BVÖ Webauftritt die Apache Solr Search Platform.

Sämtliche Online-Services und Tools des BVÖ können über einen zentralen User-Account via Single-Sign-On genutzt werden. Die Authentifizierung innerhalb der Systeme basiert auf OpenID Connect. Bibliotheken und andere Benutzer/innen verfügen über zentrale Zugänge (LDAP/OpenID Connect) mit einer Unterscheidung nach Mitgliedsstatus und Gruppe. Davon abhängig bietet das User Dashboard des BVÖ einen unterschiedlichen Funktionsumfang für die verschiedenen Benutzer/innen-Gruppen an.